「オンライアシスタントのサービス内容や対応業務を詳しく知りたい」
「中小企業や小さい会社におすすめのオンラインアシスタントサービスは？」
「代表的なオンラインアシスタントサービスの内容や料金を比較したい」
というあなたに、今回は、
- オンラインアシスタントとはどのようなサービスか？
- オンラインアシスタントに依頼できる主な業務やメリット
- 中小企業におすすめのオンラインアシスタントサービス
- オンラインアシスタントの隠れた効果・効能
- アシスタントに業務を依頼する際のコツ
について、どこよりもわかりやすく解説いたします。
私が初めてオンラインアシスタントの存在を知った時は、
「これは便利なサービスだなぁ」
「今の時代にマッチしているかも」
「スキルシェアサービスみたい」
くらいにしか思っていませんでしたが、オンラインアシスタントのサービス内容や利用料金、導入事例や便利な使い方を知れば知るほど、
- 契約社員やパート社員に取って代わる選択肢のひとつ
- 多忙な経営者やマネージャーの心強いサポーター
- 社内業務のIT化を推進する際の、頼もしき助っ人
と思うようになりました。
人材不足が続き、働き方改革が叫ばれる中、リモートワークが珍しいものではなくなった今日において、オンラインアシスタントが普及するのも時間の問題かも知れませんね。
それでは早速見ていきましょう。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、経理や総務、人事や採用、財務や法務、営業やマーケティングといった様々な分野の専門的な知識やスキル、実務経験を持った外部（社外）の人材が、オンライン上で自社の業務をサポートしてくれるサービスです。
各分野の専門的な知識やスキルを持つ人材を採用するには、多くの時間と労力を必要としますが、オンラインアシスタントを利用することで、各分野の人材を直接雇用することなく、一定のパフォーマンスを有する人材に業務を任せることができます。
オンラインアシスタントを利用する主な目的は、経営者や幹部社員、管理職やチームリーダーが、本来、最も時間をかけて取り組まなければならない重要な業務に注力するために他なりません。
つまり、重要ではないけれど、必ずやらなければならない日々の業務（バックオフィス業務）、例えば、データ入力や分析、リサーチや資料作成、文書作成や提出書類の準備、業務に必要な予約や手配などをオンラインアシスタントに任せることで、重要な仕事に取り組む時間を確保することができるというわけです。
オンラインアシスタントの業務
オンラインアシスタントに依頼できる主な業務を4つご紹介いたします。
依頼するオンラインアシスタント会社によって対応していない業務もあるため、オンラインアシスタントを導入する際は、こちらが求めている業務が対応できるかどうか？を事前に確認しましょう。
秘書・営業事務
オンラインアシスタントに依頼できる主な業務のひとつ目は、経営者の秘書や営業事務が行なっている事務作業や庶務です。
- アポイント・スケジュール調整
- 出張時のホテル・チケット予約
- 会場・会食・贈答品の手配
- メール（日本語・英語）対応
- 翻訳・英文のメール対応
- リサーチ・データ入力・分析
- 備品や消耗品の追加発注
- 契約書や重要書類のチェック
- 資料作成・書類のデータ化 など
経理・財務
オンラインアシスタントに依頼できる主な業務の2つ目は、経理担当者が行なっている入力や仕分け業務、確認作業や管理業務です。
- 見積書・請求書・領収書発行
- 振込み処理・入金確認
- 仕入れ管理・在庫管理
- 売り上げ・入金確認
- 経費の精算・給与や賞与の計算
- クラウド会計ソフトの導入サポート
- 会計ソフトへの入力・仕訳業務
- 紙伝票のデータ化 など
人事・総務
オンラインアシスタントに依頼できる主な業務の3つ目は、人事担当者や総務担当者が行なっている手続き（手配）業務や、採用に伴う業務です。
- 求人広告の出稿と管理
- 応募者の対応・面接の日程調整
- 内定通知や雇用契約書の手配
- 入社手続きや書類の作成・手配
- 退職手続きや書類の作成・手配
- 勤怠管理や勤怠締め作業
- 助成金や補助金の申請サポート
- 年末調整の対応 など
Web関連業務
オンラインアシスタントに依頼できる主な業務の4つ目は、Webサイトの制作や運用担当者、Webマーケティング担当者が行なっている業務です。
- Webサイトの制作・更新・運用代行
- Webデザイン・Webライティング
- Web広告運用代行・SNSの運用代行
- バナー作成・チラシ作成・動画編集
- WordPress基本構築・画像の編集
- ECサイトの運用代行 など
オンラインアシスタントのメリット
オンラインアシスタントを利用する4つのメリットをご紹介いたします。
オンラインアシスタント 4つのメリット
- 本業や重要な業務に集中できる
- 採用コストや人件費を削減できる
- 業務効率を上げることができる
- 臨機応変に欠員を補充できる
いずれのメリットも「言われてみれば当たり前」のことかもしれませんが、オンラインアシスタントという選択肢に気づくまでは、日々のお仕事を行う中での問題点や懸念点として、頭を悩ませていた方も多いはず…。
それでは「オンラインアシスタントの4つのメリット」を、ひとつずつ見ていきましょう。
本業や重要な業務に集中できる
オンラインアシスタントを利用するメリット、ひとつ目は「本業や重要な業務に集中できる」です。
オンラインアシスタントに依頼できるお仕事、例えば経理や労務、営業事務やWeb関連業務などは、売上アップや集客には直結していませんが、必ず誰かがやらなければならないお仕事です。
しかも、それらのお仕事は「定期的に発生する」「期限が決まっている」「溜め込むと厄介…」なものが多く、他に優先順位が高いお仕事があったとしても放置できません。
逆に言うと、オンラインアシスタントを利用することで、経理や労務、営業事務やWeb関連業務のお仕事を手放すことができれば、本業や重要な業務に集中することで、スピードを緩めることなく一気にビジネスを加速することもできます。
採用コストや人件費を削減できる
オンラインアシスタントを利用するメリット、2つ目は「採用コストや人件費を削減できる」です。
人材を採用して１人前になるまで教育するには、求人媒体の広告費をはじめ、書類選考や面接に費やす時間、お給料や社会保険料、業務に必要なパソコンや教育コストなど、多くの時間とコストを要します。
「採用した人材が成長すれば、オンラインアシスタントよりもパフォーマンスが上がって、結果的に費用対効果が高くなるのでは？」
というご意見もあるでしょうが、そもそもオンラインアシスタントに依頼する業務は事務所理系のお仕事が大半なので、その道のプロフェッショナルを育成する場合は別として、それ以外のケースでは、むしろ、専門の知識やスキルを持ったアシスタントにお仕事を依頼した方が、多くの時間とコストを削減できますし、退職のリスクもありません。
業務効率を上げることができる
オンラインアシスタントを利用するメリット、3つ目は「業務効率を上げることができる」です。
オンラインアシスタントは経理や労務を筆頭に、専門的な知識やスキルを習得した熟練のスタッフが多いため、平均的に仕事の質が高く、一定のスピードでお仕事をこなしてくれます。
オンラインアシスタントに限らず、仕事はいろんな経験を積めば積むほど「最適なやり方」「ミスが少ないやり方」などがわかってきますから、そういう意味においては、やり方を変えることなく、何年も同じ人間が同じやり方を続けている会社ほど、オンラインアシスタントを利用することで、劇的に業務効率を上げることができるかもしれません。
加えて、人は得手不得手がありますから、例えば、経理に最適な人材が社内にいなければ、優秀なオンラインアシスタントに経理を任せる方が、確実に業務効率は上がります。
臨機応変に欠員を補充できる
オンラインアシスタントを利用するメリット、4つ目は「臨機応変に欠員を補充できる」です。
従業員が少ない会社ほど、1人で多くの業務をこなしているケースが多く、
- 病気や怪我による長期休職
- 出産に伴う約1年の育児休暇
- 転職や起業による突然の退職
など、思わぬ欠員が出た場合、慣れないスタッフが業務を代行しなければならず、代わりとなる人材を採用しようと思っても、すぐに補充することができません…。
そんな時、休職や退職するスタッフが担当していた業務の中で、オンラインアシスタントに依頼できる業務があれば、新たな人材が採用できるまでの間、オンラインアシスタントを利用することで他のスタッフへの負担を減らすことができます。
とりわけ、ビジネスが軌道に乗ってきた忙しい会社や、繁忙期が目の前に迫っている会社は、オンラインアシスタントを積極的に利用することによって「取りこぼし」を減らすことができるので、人材採用に比べて圧倒的に導入スピードが速いオンラインアシスタントがおすすめです。
オンラインアシスタントおすすめ5サービス
オンラインアシスタントのおすすめサービスを5つご紹介いたします。
オンラインアシスタントおすすめ5サービス
累計3,000社以上の企業が導入。2022年でサービス運営から７周年を迎える
【アイスタッフ】
業界唯一の返金保証付き。スピードと確実性を両立したアシスタントが強み
【フジ子さん】
業界水準の半額程度の料金。実務経験が豊富なオンラインアシスタント多数
【タスカル】
社員10名以下の中小企業や個人事業主向けのオンラインアシスタントサービス
実際に仕事を手伝ってくれるアシスタントを自分で選べる。価格もリーズナブル
自社にとって最適なオンラインアシスタントを見つけていただくために、主な特徴や利用料金をはじめ、どのような方（会社）におすすめなのか？を簡潔にご紹介いたしますので、ぜひ参考になさってください。
それでは「オンラインアシスタントおすすめ5サービス」をひとつずつ見ていきましょう。
CASTER BIZ（キャスタービズ）
オンラインアシスタントおすすめ5サービス、ひとつ目は、累計3,000社以上の企業に導入されており、2022年で７周年を迎える【CASTER BIZ
（キャスタービズ）】です。
【CASTER BIZ（キャスタービズ）】は、サービスの提供期間や利用企業数において、業界実績NO.1のオンラインアシスタントサービスで、大手企業や中小企業、小さい会社や個人事業主の方に幅広く利用されており、メインユーザーは経営者や役員、マネージャーや管理職となっています。
主な特徴
- 業務を担当するオンラインアシスタントをすべて自社で採用。100分の1もの倍率をくぐり抜けた優秀な人材が揃っている
- 経理・採用・人事・営業など、各分野に精通したアシスタントがチームで対応することで、幅広い業務をカバーしてくれる
- アシスタントとの通訳的な役割を担う「導入コンシェルジュ」が、業務整理や業務フローの構築を徹底的にサポート（有料のサービスです）
利用料金
| 6ヶ月プラン | 12ヶ月プラン | |
|---|---|---|
| 依頼内容 | 幅広い業務に対応 | 固定の業務に対応 |
| 契約期間 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 実働時間 | 30時間/月 | 30時間/月 |
| 対応時間 | 平日9時～17時 | 平日9時～17時 |
| 月額料金（税込） | 132,000円 | 118,800円 |
- 複数の選考課題をクリアした優秀なアシスタントチームに、日々の業務を依頼したい方
- 優秀なアシスタントの力を借りて、会社の成長スピードを加速したいと考えている経営者
- 中小企業の多忙な経営者や役員、多くの部下を抱えているマネージャーや管理職の方
i-STAFF（アイスタッフ）
オンラインアシスタントおすすめ5サービス、2つ目は事務や経理のプロが在籍するオンライン秘書サービス【アイスタッフ】です。
【アイスタッフ】のアシスタントは、過去に事務や経理のお仕事をなさっていた20～50代の女性が中心で、その内、結婚や出産を機にフルタイムで働くことが難しくなった方々が7割以上を占めています。
つまり、【アイスタッフ】は働く意欲と豊富な実務経験を持った方々には「安定したお仕事」を提供し、人材不足の企業には事務や経理のお仕事を担ってくれるリモートワーカーを紹介することで、お互いに「win-winの関係」を築き上げているというわけです。
なお、アシスタント業務は2～5名のチームで対応してくれるので、担当していたアシスタントが「休む・辞める」といった理由で業務が滞る事はありません。
主な特徴
- 経理や人事、秘書業務や営業アシスタント、Webサイト運用など、様々な経験やスキルを持ったスタッフが在籍
- スタッフの採用基準を厳しく設定。段階的な採用プロセスとそれぞれの専門業務のテストを通過した方のみ採用
- オンラインアシスタント業界では唯一の「返金保証付き」。スピードと確実性の両立に徹底的にこだわっている
利用料金
| お試しプラン | ライトプラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン | |
|---|---|---|---|---|
| 契約期間 | 2週間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 月額料金 | 無料 | 125,400円 | 102,300円 | 89,100円 |
| 実働時間 | 3時間 | 30時間／月 | 30時間／月 | 30時間／月 |
（※）上記の他に「カスタマイズプラン」があり、月に30時間以上の対応や、土日・深夜時間帯の業務など、依頼者の希望に沿ってカスタマイズしてくれます
（※）いずれのプランも対応可能時間帯は平日の朝9時～夕方18時まで。月額料金は「税込み金額」となります。
- 実務経験が豊富なアシスタントに経理や事務、人事や秘書業務を依頼したい方
- スピードと確実性を併せ持つ「質の高いオンラインアシスタント」をお探しの方
- 従業員数が5～50名規模の会社の代表者や、新規事業を手掛ける部門の責任者
フジ子さん
オンラインアシスタントおすすめ5サービス、3つ目は、パート社員並のコストで、最短1ヶ月から仕事を依頼できる【フジ子さん】です。
【フジ子さん】は業界水準の半額程度の料金で、経理や人事、総務やWEB運用など、幅広い業務を実務経験が豊富なオンラインアシスタントに依頼できる良心的なサービスで、2019年には総務省が公表する令和元年度の「テレワーク先駆者百選」に選出、2022年には東京都が主催する「テレワーク・マスター企業」に認定されています。
リーズナブルな料金とは裏腹に、【フジ子さん】では最新のセキュリティ技術を導入しており、アシスタントに対する情報管理教育も徹底しているため、安心して利用できるのではないでしょうか。
具体的には、お客様の個人情報をはじめ、行動履歴や社内機密情報など、すべての情報や通信を暗号化しているだけでなく、お客様の情報を取り扱う端末は最新のセキュリティソフトを導入しており、外部記録媒体の持ち込みは禁止するなど、人為的な情報漏洩の防止にも努めています。
主な特徴
- 1週間の無料トライアル（実働2時間）を設けているので、オンラインアシスタントの実務能力を事前にチェックできる
- 1ヶ月から契約できるので、繁忙期や新たな事業をスタートさせるときなど、必要な時に必要な分だけ仕事を依頼できる
- 業務量が多い月は30時間、少ない月は20時間にするなど、月の仕事量に応じて1ヶ月単位で柔軟にプランを変更できる
利用料金
| TRIAL | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
|---|---|---|---|---|
| 契約期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 実働時間 | 2時間 | 20時間/月 | 30時間/月 | 50時間/月 |
| 月額料金（税込） | 無料 | 51,700円 | 75,900円 | 108,900円 |
- 閑散期と繁忙期の業務量に大きな差がある会社。月毎に業務の依頼時間を調整したい方
- 無料トライアルでアシスタントとの相性を確かめたい方や、まずは1ヶ月だけ試したい方
- パート社員を採用するような感覚で、継続的にオンラインアシスタントを利用したい方
ちなみに、公式サイトでは【フジ子さん】公式アンバサダーをつとめる某有名タレントの方が、数分の説明動画でサービス内容を詳しく、そして、わかりやすく紹介しているので、気になる方はチェックしてみてくださいね！
タスカル
オンラインアシスタントおすすめ5サービス、4つ目は、事務からWeb制作まで頼める、社員10名以下の中小企業や個人事業主向けのオンラインアシスタントサービス【タスカル】です。
【タスカル】は月額27,500円（実働10時間）から業務を依頼できるので、起業したばかりの多忙な個人事業主や、プレイングマネージャーとして成長途上の会社を切り盛りする経営者にとっては、痒い所に手が届くオンラインアシスタントと言えるでしょう。
加えて、【タスカル】ではメールやチャットをはじめ、SlackやZoom、LINEやメッセンジャーなど、ほぼ全てのコミュニケーションツールに柔軟に対応しているため、こちらの仕事のスタイルを崩すことなくスムーズに導入することができます。
主な特徴
- 1ヶ月あたり実働10時間から依頼できる他、10時間を消化できなかった場合は繰り越し可能。次月の利用で調整ができる
- Webデザインやコーディング、バナー作成やライティング、ワードプレスの基本構築など、Web周りの業務を依頼できる
- アシスタント業務を最短即日スタート。業務フローのマニュアルは不要で、必要に応じて【タスカル】が作成してくれる
利用料金
| 3ヶ月プラン | 6ヶ月プラン | 年間プラン | |
|---|---|---|---|
| 契約期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 実働時間 | 10時間/月 | 10時間/月 | 10時間/月 |
| 月額料金（税込） | 44,000円 | 33,000円 | 27,500円 |
- 起業したばかりの忙しい個人事業主や、業務が回っていない「小さい会社」の経営者
- 慢性的な業務過多で、今すぐにでもオンラインアシスタントに業務を依頼したい方
- クラウドソーシングに抵抗を感じている方や、社員を採用する時間的な余裕がない方
ココナラ ～オンラインアシスタント
オンラインアシスタントおすすめ5サービス、5つ目は、ビジネスからプライベート利用まで、個人のスキルを売り買いできる、日本最大級のスキルマーケット【ココナラ ～オンラインアシスタント
】です。
【ココナラ】では【オンラインアシスタント】のカテゴリーを設けており、様々な経歴や資格を持つ出品者（個人）にオンラインでのアシスタント業務を依頼できます。
依頼できるアシスタント業務は
- オンライン秘書業務
- 身の回りの雑務やデータ入力
- リサーチ業務やビジネスの情報収集
- 出張や旅行の手配
- お店探しやプレゼント選び
など、多岐にわたっていて、様々な事務作業を代行してくれる方が数多く登録しており、その中から最適なオンラインアシスタントを自分で選ぶことになります。
出品者のプロフィールページでは得意分野をはじめ、保持しているスキルや資格、経歴や受賞歴、購入者のレビューなどをチェックすることができるので、他の出品者と比較検討しやすく、見積もりや業務内容について相談することも可能です。
主な特徴
- 見積もりや発注などすべてネットで完結！個人への依頼となるため価格もリーズナブル
- 出品者のプロフィールがわかるので比較検討しやすい。信頼性がわかる出品者ランク有
- 購入の際のお金のやりとりは【ココナラ】が仲介するので安心安全。365日サポート
出品者の一例
- 中堅事務員がメール対応・資料作成・雑務等します 3,000円
- 格安で英文（英語）秘書/会社の英語担当いたします 6,000円
- １カ月6千円(5時間分) ～事務お手伝いします 6,000円
- 自称美人オンライン秘書があなたをサポートします 3,000円
- 会食・デート等のレストラン紹介・予約代行を行います 3,000円
- 長期利用ではなく、数時間だけスポット的にオンラインアシスタントを利用したい方
- 初めてオンラインアシスタントを利用する方や、できるだけコストを抑えたい方
- 各出品者のプロフィールを比較して、アシスタントしてくれる方を自分で選びたい方
新規会員登録すると「300円割引クーポン」がもらえる！ ※電話サービスはご利用不可
それではここでもう一度、5つのオンラインアシスタントサービスを確認しておきましょう。
- 累計3,000社以上の企業が導入。確かな実績がサービスの質を物語る【CASTER BIZ】
- 業界唯一の返金保証付き。事務・秘書・経理のプロが多数在籍する【アイスタッフ】
- 無料お試し期間アリ！契約は1ヶ月単位、月20時間から導入できる【フジ子さん】
- 社員10名以下の会社や個人事業主向けのオンラインアシスタントサービス【タスカル】
- アシスタントを個人に依頼！価格もリーズナブル【ココナラ ～オンラインアシスタント】
オンラインアシスタントサービス比較表
この項では、先にご紹介した「オンラインアシスタントおすすめ5サービス」を、以下の5つの項目で比較いたします。
オンラインアシスタントサービス比較5項目
- 契約期間（プラン）の種類
- 6ヶ月契約時の月額料金
- 無料お試し期間の有無
- 対応可能な時間帯
- 未使用時間の繰り越し
近日中にオンラインアシスタントの導入をお考えの方は、以下の比較表をご参考にしていただき、本格的に検討するサービスを1～3つに絞り込んで、まずは資料請求や気になる点を相談（お問い合わせ）、あるいは無料お試し期間を利用してサービスの質を確かめてみましょう。
契約期間と月額料金の比較
| 契約期間の種類 | 6ヶ月契約の月額料金 | |
|---|---|---|
| 【CASTER BIZ】 | 6・12ヶ月 | 132,000円／30時間 |
| 【アイスタッフ】 | 3・6・12ヶ月 | 102,300円／30時間 |
| 【フジ子さん】 | 1ヶ月 | 75,900円／30時間 |
| 【タスカル】 | 3・6・12ヶ月 | 33,000円／10時間 |
| 【ココナラ ～オンラインアシスタント】 | 出品サービス次第 | 出品サービス次第 |
【フジ子さん】は1カ月単位、【アイスタッフ】【タスカル】は3カ月～契約できるため、短期でオンラインアシスタントを依頼する場合におすすめです。
なお、【タスカル】は月10時間から、【フジ子さん】は月20時間から、その他のサービスは月30時間からオンラインアシスタントを依頼できます。
主なサービス内容の比較
| 対応可能な時間帯 | 未使用時間の繰越 | 無料お試し期間 | |
|---|---|---|---|
| 【CASTER BIZ】 | 平日9時～17時 | 可能（※） | なし |
| 【アイスタッフ】 | 平日9時～18時 | 不可 | 3時間／2週間 |
| 【フジ子さん】 | 要相談 | 不可 | 2時間／1週間 |
| 【タスカル】 | 要相談 | 可能 | なし |
| 【ココナラ ～オンラインアシスタント】 | 要相談 | 要相談 | 出品サービス次第 |
【CASTER BIZ】と【タスカル】は使いきれなかった時間を翌月に繰り越すことができるので、月末の時点で時間が余りそうな場合でも、「もったいない…」と感じることなく、落ち着いて翌月に依頼するアシスタント業務に割り当てることができます。
【アイスタッフ】は平日の18時まで対応してくださるので、些細なことかもしれませんが、定時が18時の会社は助かるのではないでしょうか。
オンラインアシスタントに業務を依頼するコツ
オンラインアシスタントを初めて導入する方に向けて、「アシスタントに業務を依頼する際の3つのコツ」をご紹介いたします。
オンラインアシスタントに業務を依頼する際のコツ
- 依頼する前に業務の棚卸を行い、現状を正確に把握する
- 最初から「アシスタント依頼マニュアル」を作り込まない
- アシスタントを良きパートナーと位置付け、信頼関係を築く
上記3つのコツは、オンラインアシスタントを導入している企業や個人事業主様のインタビュー記事、あるいは導入事例を50以上拝読し、オンラインアシスタントを効果的に活用するためのエッセンスを抽出したものです。
近日中にオンラインアシスタントの導入をお考えの方は、ぜひ参考になさってください。
業務の棚卸を行って現状を把握する
オンラインアシスタントに業務を依頼する際のコツ、ひとつ目は「事前に業務の棚卸を行って、現状を正確に把握する」です。
オンラインアシスタントに外注したいと思っている業務だけを依頼する前に、まずは自分の担当業務をはじめ、社内や自部署の業務を全て書き出してみましょう。
「アシスタントに依頼したい業務さえ把握すればいいのでは？」
と思われるかもしれませんが、もしかすると自分が思っている以上にオンラインアシスタントに依頼できる業務が他にあるかも知れませんし、昔からの流れで、必要のない業務を続けている可能性もありますから、これを機に業務内容を精査するくらいの気持ちで、まずはどんな些細な業務も全て洗い出すことをおすすめします。
その上で、自分が集中したい業務と、可能な限り手放したい業務を明確にして、オンラインアシスタントに伝えましょう。
オンラインアシスタントは、自分達がカバーできる業務や、業務に費やすおおよその時間を把握しているので、業務の棚卸によってリスト化された業務を見ながら、実際にサポートを行う業務について相談に乗ってくれるはずです。
最初からマニュアルを作り込まない
オンラインアシスタントに業務を依頼する際のコツ、2つ目は「最初から自分達だけでアシスタント依頼マニュアルを作り込まない」です。
オンラインアシスタントに依頼する業務がある程度固まってきたら、次は業務を依頼する際のマニュアルを作成することになります。
その際、ついつい自分達の都合でマニュアルを作成してしまいがちですが、実際にやり取りを始めてみなければわからないこともあるので、自社の意向だけでマニュアルをカチッと固めずに、オンラインアシスタントの意見や提案も参考にしながら、徐々にマニュアルを完成させるくらいのイメージでちょどいいでしょう。
オンラインアシスタントの窓口となるディレクター（コーディネーター）は、幾つもの企業のアシスタント業務を経験しており、担当してきた企業の数だけマニュアルを作成していますから、
「どうすればスムーズに業務をサポートできるか？」
を心得ています。
そういう意味においても、マニュアルは自社だけで作り込むことなく、アシスタントの協力を得ながら完成度を高めると良いでしょう。
良きパートナーとして信頼関係を築く
オンラインアシスタント業務を依頼する際のコツ、3つ目は「良きパートナーと位置付けて、より良い信頼関係を築く」です。
オンラインアシスタントは単なる外注先ではなく、自社の業務をサポートしてくださる協力会社であり、一緒に仕事をするパートナーであることを忘れてはなりません。
どんなお客様でも仕事と割り切って、きっちりと業務をこなしていただけるとは思いますが、信頼関係を築きながらスムーズなやり取りができるように配慮してくれるお客様ほど、
「なんとか期待に応えたい」
「しっかりサポートしたい」
と思うものです。
こちらの都合で一方的に指示を出すのではなく、アシスタントさんが仕事をしやすいように準備したり、普段からのコミュニケーションを大事にしたり、アシスタントさんから提案やアドバイスがあれば耳を傾けるなど、スムーズに業務をお手伝いしていただける関係づくりを心がけましょう。
オンライン上のやり取りとはいえ、彼や彼女らは機械ではなく感情を持った人間です。
万が一、間違いやミスがあれば指摘するだけでなく、同じ過ちを繰り返さないように建設的な話し合いを行ったり、改善策を一緒に考えるなど、お互いに気持ちよくお仕事ができるようにアシスタント業務のやり方をブラッシュアップしていきましょう。
以上、オンラインアシスタントを効果的に活用するためのエッセンスを抽出した「アシスタントに業務を依頼する際の3つのコツ」となりますが、
「オンラインアシスタントのリアルな導入事例やインタビュー記事を読みたい」
という方は、以下の公式サイトにて数多くの導入事例やインタビュー記事が掲載されておりますので、ぜひ「利用者様の生のお声」をお読みいただければと思います。
オンラインアシスタントの効果・効能
ここまで、おすすめのオンラインアシスタントサービスや比較表、アシスタントに業務を依頼する際のコツをご紹介しましたが、最後にもうひとつ、オンラインアシスタントの導入を迷っている方に、隠れた「効果・効能」を4つご紹介いたします。
オンラインアシスタントの効果・効能
- 業務内容や業務量の変化に柔軟に対応できる
- 業務のアウトソーシングを一元管理できる
- 人の管理・監督に伴うストレスが軽減する
- 外注への抵抗感がなくなり、可能性が広がる
記事の冒頭ではオンラインアシスタントを利用するメリットを4つご紹介しましたが、オンラインアシスタントを導入することで、4つのメリットとは別に、実は様々な好循環をもたらすことができます。
「オンラインアシスタントは本当に必要か？」
「オンラインアシスタント導入後のイメージが掴めない」
という方は、ぜひご参考になさってください。
業務内容や業務量の変化に対応できる
オンラインアシスタントを導入することで得られる4つの効果・効能、ひとつ目は「業務内容や業務量の変化に対して柔軟に対応できる」です。
オンラインアシスタントは個人ではなく「チーム（※）」でアシスタント業務をサポートしてくれます。
※【ココナラ】では、個人（出品者）にオンラインアシスタントを依頼します。
そのため、オンラインアシスタントに依頼する業務内容や業務量が変動した場合であっても、窓口となるディレクター（コーディネーター）が、再度、お仕事の依頼内容に合わせて最適なアシスタントに業務を振り分けてくれます。
例えば、月に30時間、オンラインアシスタントを導入している場合、
先月の依頼業務
- 経理業務×20時間
- 資料の作成・データ化×5時間
- Webデザイン×5時間
今月の依頼業務
- 経理業務×15時間
- 資料の作成・データ化×5時間
- Webデザイン×5時間
- 重要書類のチェック×5時間
という具合に、月によって業務内容や業務量が変動しても、事前に相談しておけば柔軟に対応してくれるというわけです。
対照的に、自社で社員やパートスタッフを雇って、各スタッフに専属の業務を割り当てている場合は、業務内容や業務量が変動すると、
「経理の社員は時間を持て余しているが、営業事務は大忙しで残業しなければ追いつかない…」
といった非効率的な状況を生み出しかねません。
毎月決まった量のお仕事が、各部署にきっちり割り当てられている会社や事業部であれば、業務内容や業務量が変動することも少ないかもしれませんが、会社を設立したばかりの個人事業主の方や、新規事業を立ち上げて間もないマネージャーや事業部長の方は、会社や事業が成長するにつれて業務内容や業務量が目まぐるしく変動することがあります。
そんな時、数人のチームで業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントを効果的に利用することができれば、会社や新事業を1日でも早く軌道に乗せる上で重宝するに違いありません。
アウトソーシングを一元管理できる
オンラインアシスタントを利用することで得られる4つの効果・効能、2つ目は「業務のアウトソーシングを一元管理できる」です。
オンラインアシスタントの導入を検討している方の中には、経理や営業事務、資料作成や書類のデータ化、Web関連業務など、複数の業務を依頼したいとお考えの方もいらっしゃることでしょう。
それら複数の業務を複数の外注先に依頼するとなれば、外注先を探すだけでも多くの時間を費やすことになります。
仮に業務を依頼することになったとしても、それぞれの連絡先、それぞれの依頼方法、それぞれの担当者とのコミュニケーションなど、依頼業務のやりとりをはじめ、指示や管理を行うだけでもそこそこの労力がかることは否めません。
対照的に、オンライアシスタントは様々な業務のプロフェッショナルが在籍しているので、外注先とのやり取りは１か所のみで完結。
オンラインアシスタントの担当ディレクターが窓口となり、最適なチームを作って各アシスタントに仕事を振り分けてくれますから、外注先とのオペレーションに費やす時間と労力を大幅に削減できるというわけです。
オンラインアシスタントの導入を検討している方の中には、すでにいくつかの外注先にお仕事を依頼している方もいらっしゃるかもしれませんが、
「オペレーションが煩雑になっている…」
「アウトソーシングを一元管理したい」
とお悩みの方は、オンラインアシスタントに移行することをおすすめいたします。
もちろん、古くからのお付き合いでお仕事を依頼している場合や、「この人にしかできない」というお仕事もあると思うので、既にお取引している外注先を精査した上で、ご予算や依頼内容なども含め、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
管理・監督のストレスが軽減できる
オンラインアシスタントを利用することで得られる4つの効果・効能、3つ目は「人の管理・監督に伴うストレスが軽減する」です。
部下に仕事を依頼する場合、その仕事を行う目的や完成イメージを説明したり、仕事の進捗やクオリティを管理したり、トラブルが起こった際は積極的にサポートしなければなりません。
部下の成長のために欠かせない仕事であれば、後ろから暖かく見守りながらサポートすることは会社にとってもプラスに働くかもしれませんが、人によってはストレスに感じることでしょう。
その点において、業者間の発注（仕事の依頼）となるオンラインアシスタントであれば、先に申し上げた「部下に対する気遣い」は必要ありません。
もちろん、お仕事を円滑に進めるには、たとえ業者間であっても礼儀をわきまえて、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手が仕事をしやすいような気配りや、信頼関係を構築できるようにコミュニケーションをとることは大切ですが、育成や教育を前提とした対応は不要です。
さらに、お仕事の発注を受ける業者（オンラインアシスタント）は、プロ意識を持っており、お客様（仕事の依頼者）に対してある程度の緊張感を持って業務を遂行してくれるので、
「これくらいでいいだろう」
「これでわかってくれるだろう」
といった妥協や曖昧さがなく、仕事の完成度をチェックしたり、仕事の進捗を管理・監督する上でも少なからずストレスを減らすことができます。
上記のことから、部下を教育・指導するのが苦手な方や、常に相手の立場に立って物事を考えてしまう方、仕事に対して細かく神経質な方は、オンラインアシスタントを積極的に利用することで日々のストレスが軽減されるのを実感することでしょう。
外注の抵抗感が薄れ、可能性が広がる
オンラインアシスタントを利用することで得られる4つの効果・効能、4つ目は「外注への抵抗感がなくなって、可能性が広がる」です。
- 自分でやった方が早くて正確にできる
- 人に任せると管理・監督するのが面倒
- 何でも自分でやらないと気が済まない
という方が時折いらっしゃいます。（恥ずかしながら、私もその一人です…）
いくらでも時間とお金があって、スピードが求められない状況であれば、何もかも自分一人でやることに異論はありませんが、
- 目標とする場所に少しでも早く近づきたい
- 限られた人員で滞りなく業務を遂行したい
- 同時進行で複数の業務を着実にこなしたい
といった場合は、外注を上手に利用することをおすすめします。
ましてや、起業したばかりの経営者や新規事業を任された責任者、競合他社がひしめく業界で商品やサービスを送り出す立場にある人は、仕事の質・量・スピードが求められますから、経験豊富なスタッフが日々の業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントは重宝することでしょう。
オンラインアシスタントを導入した方の体験談を読むと、しばしばこんなコメントを目にします。
「もっと早く導入すれば良かった…」
自分で何でもやろうとして、時間に追われる日々を過ごしていた方ほど、オンラインアシスタントのありがたさや必要性を口にしており、「自社に欠かせない存在」「信頼できるパートナー」と位置付けています。
そして、人によっては「自社の業務を外注することへの抵抗感が薄れた」と語っている方も。
外注に対する抵抗が無くなれば一気に視野が広がり、思考の枠が外れて、自社のリソースだけではチャレンジできなかったことにも果敢にトライできるようになるという点においても、オンラインアシスタントの利用価値は高いと言えるでしょう。
まとめ
今回は、
- オンラインアシスタントとはどのようなサービスか？
- オンラインアシスタントに依頼できる主な業務やメリット
- 中小企業におすすめのオンラインアシスタントサービス
- オンラインアシスタントの隠れた効果・効能
- アシスタントに業務を依頼する際のコツ
について解説しましたが、いかがでしたでしょうか。
忘れないように、
最後にもう一度、5つのオンラインアシスタントサービスをおさらいしておきましょう。
オンラインアシスタントおすすめ5サービス
CASTER BIZ（キャスタービズ）
- 累計3,000社以上の企業が導入。2022年でサービス運営から７周年を迎える
- 100分の1の倍率をくぐり抜けた優秀なオンラインアシスタントが1,000人以上
- 経理・採用・人事・営業など、各分野に精通したアシスタントがチームで対応
i-STAFF（アイスタッフ）
- 経理や人事、秘書業務や営業事務など、様々な経験や積んだアシスタントが在籍
- アシスタント採用基準が非常に厳しく、専門業務のテストを通過した方のみ採用
- オンラインアシスタント業界では唯一の返金保証付き。スピードと確実性を両立
フジ子さん
- 業界水準の半額程度の料金。実務経験が豊富なオンラインアシスタントが多数
- 最新のセキュリティ技術を導入。アシスタントに対する情報管理教育も徹底
- 1週間の無料トライアル有。アシスタントの実務能力を事前にチェックできる
タスカル
- 社員10名以下の中小企業や個人事業主向けのオンラインアシスタントサービス
- 1ヶ月あたり実働10時間から依頼できる。消化できなかった場合は繰り越し可能
- アシスタント業務を最短即日スタート。業務フローのマニュアル作成にも対応
ココナラ ～オンラインアシスタント
- ネットで完結！個人のスキルを売り買いできる、日本最大級のスキルマーケット
- 依頼する相手の得意分野をはじめ、保持しているスキルや経歴などを確認できる
- 実際に仕事を手伝ってくれるアシスタントを自分で選べる。価格もリーズナブル
- なんでも自分でやらないと気が済まない
- 人にやり方を教えるよりも、自分でやった方が早い
- 自分が忙しくないと、なんだか落ち着かない
そんな方が時おりいらっしゃいます。
人によって価値観や考え方が異なるので、それが良いか悪いかはわかりませんが、ただひとつ言えることは、忙しい人が何か新しいことにチャレンジしようと思っても、考える時間や行動する時間を確保することができないため、なかなか前に進まないということです。
忙しいことを理由に、やりたいことが「できない」と思ったら、
- 自分が本来やるべき仕事は何か？
- 自分が最も優先すべき仕事は何か？
- 自分が心からやりたいと思う仕事は何か？
と、自分に問いかけてみましょう。
その結果、自分が優先的に取り組むべき仕事が明確になり、一刻も早く「忙しさ」を手放す必要が生じたなら、オンラインアシスタントという選択肢は大いに「アリ」だと思います。
ということで、今回はこの辺で。
最後までお読みいただきありがとうございました。^ – ^
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