アンケート用紙に記載すべき「個人情報の取り扱い」の例文

白山連峰 別山を望む 撮影者:うさやん

「個人情報の取り扱いに関する文面のテンプレート(定型文)を探している」

「お客様アンケートで個人情報を取得する際に注意すべきことは?」

「個人情報の取り扱いについて、アンケート用紙にはどのように記載すればいい?」

というあなたに、今回は

  • アンケート用紙に記載すべき「個人情報に関する例文
  • 個人情報の取り扱いについて注意すべき3つのポイント

をご紹介いたします。

パソコンやインターネットが普及するにつれて、個人情報の漏洩や紛失、不正利用に関するニュースが世間を騒がすようになり、個人情報を取得する企業は、今後ますます取り扱いに注意が必要です。

個人情報を取得する企業の立場からすると、

「1件でも多くの顧客情報を手に入れて、今後のビジネス活動に活かしたい」

と考えますが、個人情報を提供する個人(消費者)にしてみれば、

「安易に個人情報を記入(提供)したくない」「個人情報の提供は必要最低限にとどめたい」

と、少なからず抵抗を感じています。

そんな中、個人情報の取り扱いに関する文面を、

  • 単なる決まり文句
  • 但書のようなもの

として、内容を吟味することなくアンケート用紙(またはアンケートページ)に記載すると、アンケートの回答数が思うように増えないばかりか、思わぬトラブルを招くことになりかねません…。

対照的に、アンケートで個人情報を取得する際、利用目的や取り扱い方法について、正直に、誠実に、わかりやすく記載することによって、企業はあらためて「個人情報の重み」を再認識することができるでしょう。

それだけではありません。

個人情報の取り扱いを明確に記載することによって、お客様は安心してアンケートにお答えいただくことができます

今回の記事では、実用的な「個人情報の取り扱いに関する例文」だけでなく、「個人情報の保護に関する法律」にも触れてまいりますので、ぜひ最後までチェックしていただき、個人情報の取り扱いについての理解を深めていただければ幸いです。

それでは早速見てきましょう。

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アンケート用紙に記載する個人情報に関する例文

アンケート用紙やアンケートの導入ページ、アンケートフォームに記載すべき「個人情報に関する例文」をご紹介いたします。

アンケートの実施に伴って個人情報を取得する場合は、その取り扱いに十分注意するとともに、アンケート用紙(または導入ページやアンケートフォーム)に個人情報の利用目的や、個人情報に関する問合せ窓口を明確に記載しなければなりません。

近年、個人情報の流出は社会的に大きな問題となっており、取得する側(企業)はもちろん、個人情報を提供する側(お客様)もかなり慎重になっていますから、個人情報の取り扱いに関する記載内容に関しても、今まで以上に透明性具体性、そして、わかりやすさが求められます。

以下にご紹介する

「お客様アンケートにおける個人情報の利用目的・取り扱いについて」

の文面は、上記のことを踏まえながら、よくある「定型文」や「決まり文句」とは一線を画す、わかりやすい文言や丁寧な文章を心がけて作成した例文です。

近いうちにアンケートを作成する方は、以下の例文をご活用いただき、アンケートの透明性や具体性を示しながら、実施するアンケート内容に応じて自由にカスタマイズしてお使いください。

なお、こちらの例文は、「個人情報の保護に関する法律」の「第四章 個人情報取扱事業者の義務等」に記載されている「第一節 個人情報取扱事業者の義務」に準じて作成しておりますが、個人情報保護への理解を深める意味においても、今一度ご自身で法律の内容をあらためてご確認いただき、自己責任のもとでご活用いただければ幸いです。

それでは早速みていきましょう。

お客様アンケートにおける個人情報の利用目的・取り扱いについて

本アンケートにご記載いただく個人情報について、利用目的と取り扱い方法を以下に記載いたしますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。

個人情報の利用目的

  • アンケート結果から統計資料を作成し、新商品や新サービスの開発、顧客満足向上のヒントにするため
  • 郵便はがきやDM、電子メールにて、新商品や新サービス、イベントやキャンペーンをご案内するため
  • ご回答いただいた内容を「お客様の声」として、チラシやパンフレット、ホームページに掲載するため(※)「実名で掲載」「イニシャルで掲載」「匿名で掲載」の3種類からお選びいただけます。
  • 本アンケートにご協力いただいたみなさまに、お礼の品としてプレゼントを発送するため。
  • お問い合わせに対する回答や、プレゼントが返送された場合に連絡するなど、業務上の連絡を取るため

個人情報の取り扱い

  • ご記入いただいた個人情報につきましては、管理責任者を定め、紛失や漏洩が発生しないように努めます。
  • ご記入いただいた個人情報は、上記の利用目的のみに使用し、第三者に提供することはございません。
  • 株式会社○○○○のプライバシーポリシー(個人情報保護方針)は、こちらのページよりご確認ください。
  • アンケート内容や、個人情報の取り扱いに関するお問い合わせにつきましては、下記までご連絡ください。

【お問い合わせ先】

株式会社○○○○  お客様相談室 担当:□□

WEB:お問い合わせフォーム(専用ページをリンク)

メール:×××××××××× 電話番号:××××××××××

当ブログに掲載している例文やテンプレートは、中小企業や小さい会社の「売れる仕組みづくり」に貢献するために、「少しでも考える時間や作業時間の短縮につながれば…」という思いから作成したものです。そのため、以下のルールを守って、一人でも多くの方に正しくお使いいただければ嬉しく思います。

  • 当ブログに掲載している例文をご使用いただく際は、内容をよくご確認いただき、ご自身の判断と責任においてお使いください。
  • 例文の内容につきましては、十分に吟味した上で作成しておりますが、正確性や確実性を保証するものではございません。
  • 当ブログに掲載している例文は、予告なしに内容を変更・削除する場合がございますので、あらかじめご了承くださいませ。
  • 当ブログの例文に関するトラブルにつきましては、一切の責任を負いかねます。ご理解ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。
  • 当ブログに掲載している例文を無断で転用したり、転載することを固く禁止します。

(※)文章中の「例文」とは、「例文・文例・テンプレート・定型文」などを含みます。

一般的なお客様アンケートにおいて、社名や部署名、住所や電話番号、担当者名やメールアドレスといった個人情報を取得する場合は、上記の内容を記載しておけば、お客様も安心してアンケートにお応えいただけるのではないでしょうか。

あとは、【お問い合わせ先】のすぐ下に、「上記内容に同意する」というチェックボックス(クリックできるボタン)を設置して、確実にアンケート回答者の同意を得るようにしておきましょう。

なお、「お客様の声」を集めてホームページやチラシに掲載する場合は、アンケート用紙(アンケートフォーム)にチェックボックスを設けて、「実名で掲載」「イニシャルで掲載」「匿名で掲載」の3種類から選べるようにしておくと、社名を公表されたくない会社も、アンケートにご協力いただける確率が高まります。

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個人情報の取り扱いについて注意すべきことは?

アンケートで取得した個人情報の取り扱いについて、注意すべきことは何か?

ここでは、特に押さえておきたいポイントを3つに絞って、個人情報の保護に関する法律」の内容をチェックしながら、わかりやすく解説いたします。

個人情報の取り扱いについて注意すべき3つのポイント

  • 個人情報の利用目的を具体的に明示する
  • 取得した個人情報は第三者に提供しない
  • 責任者を定めてお問い合わせ窓口を設置

それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

利用目的を具体的に明示する

個人情報の取り扱いについて注意すべきポイント、

ひとつ目は「個人情報の利用目的を具体的に明示する」です。

以下、「個人情報の保護に関する法律」の「第四章 個人情報取扱事業者の義務等」に記載されている「第一節 個人情報取扱事業者の義務」から、該当する箇所を一部抜粋いたします。

(利用目的の特定)

第十五条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2 個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)

第十六条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

出典:個人情報の保護に関する法律 | e-Gov法令検索

ご覧の通り、

アンケートで個人情報を取得する際は、できる限り利用目的を特定しなければなりません。

万が一、利用目的を変更する際は、変更前の利用目的との関連性が合理的に認められる場合のみ可能ですが、余計なトラブルを招く恐れがあるため、アンケートを実施する前に利用目的を明確に定め、以後、変更しないことをオススメします。

当然ながら、本人の同意を得ることなく、公表している利用目的の範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはいけません。

個人情報は第三者に提供しない

個人情報の取り扱いについて注意すべきポイント、

2つ目は「取得した個人情報は第三者に提供しない」です。

以下、「個人情報の保護に関する法律」の「第四章 個人情報取扱事業者の義務等」に記載されている「第一節 個人情報取扱事業者の義務」から、該当する箇所を一部抜粋いたします。

(第三者提供の制限)

第二十三条 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

一 法令に基づく場合

二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

四 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

出典:個人情報の保護に関する法律 | e-Gov法令検索

ご覧の通り、アンケートで取得した個人情報は、第三者に提供することが禁じられています

第三者提供」とは、特定の利用目的において取得した個人情報を、(異なる目的で利用する)別の事業者に提供することを指し、本人の同意がない限りできません。

ただし、本人の同意を得た上で、明示している利用目的の範囲内において、データの集計を別の事業者に委託する場合や、第三者への提供を利用目的とする場合は、提供される個人データの項目や方法を明示するなど、いくつかの条件を満たしていれば、個人情報を第三者に提供することが可能です。

詳細につきましては「個人情報の保護に関する法律」をご確認ください。

責任者を定めて窓口を設置する

個人情報の取り扱いについて注意すべきポイント、

3つ目は「責任者を定めてお問い合わせ窓口を設置する」です。

以下、「個人情報の保護に関する法律」の「第四章 個人情報取扱事業者の義務等」に記載されている「第一節 個人情報取扱事業者の義務」から、該当する箇所を一部抜粋いたします。

(安全管理措置)

第二十条 個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(従業者の監督)

第二十一条 個人情報取扱事業者は、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(個人情報取扱事業者による苦情の処理)

第三十五条 個人情報取扱事業者は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

2 個人情報取扱事業者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

出典:個人情報の保護に関する法律 | e-Gov法令検索

ご覧の通り、アンケートで取得した個人情報を安全に管理するためには、管理責任者を設けて、不正アクセスへのセキュリティ対策を講じることはもちろん、データの漏洩や紛失が起こらないような体制を整える必要があります。

加えて、個人情報の取り扱いに関する苦情に対して、適切かつ迅速に対応するために、アンケートを実施する際は、必ず担当部署や連絡先を明記しておきましょう。

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まとめ

今回は、

  • アンケート用紙に記載すべき「個人情報に関する例文」
  • 個人情報の取り扱いに際して注意すべき3つのポイント

についてお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。

忘れないように、注意すべき3つのポイントをおさらいしておきましょう。

個人情報の取り扱いについて注意すべき3つのポイント

  • 個人情報の利用目的を具体的に明示する
  • 取得した個人情報は第三者に提供しない
  • 責任者を定めてお問い合わせ窓口を設置

上記の他にも、個人情報の取り扱いについて、当たり前だけど大切なことが3つあります。

それは、

  1. 本人の同意を確実に得ること
  2. 余計な個人情報は取得しないこと
  3. セキュリティを盤石にすること

です。

アンケート用紙(ページ)に個人情報の取り扱いに関する文面を記載していたとしても、ごく稀に

「気づかなかった」

「見ていないし、読んでいない」

「同意した覚えはない」

という方がいらっしゃいます…。

企業側としては、

「そんなことを言われましても…」

と思ってしまいますが、厄介な人は、いろんな理由をつけて自分の正当性を主張するものです。

そんなことにならないように、個人情報の取り扱いに同意しなければ、アンケートに答えることができないようにするか、あるいは必ず「個人情報の取り扱いに同意する」という名のチェックボックスを設置しておきましょう。

次に、個人情報の項目は、増えれば増えるほど管理する手間やリスクも生じますから、必要のない個人情報はあえて取得しないようにすることをオススメします。

いちばん良いのは、「アンケートで個人情報を取得しない」ことですが、そういうわけにもまいりませんので、取得する個人情報の項目は必要最低限にとどめておきましょう。

ということで、今回はこの辺で。

最後までお読みいただきありがとうございました。^ ^

以下、

中小企業小さい会社個人事業主フリーランスの方に特化した「売れる仕組みの作り方」をご紹介いたしますので、

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という方は、ぜひご一読くださいませ。

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売れる仕組みの作り方

前職のネット印刷会社でWebマーケティングの部署を立ち上げ、10年以上マーケティングや商品企画に携わってきた現役Webマーケターである筆者が、中小企業や小さい会社、個人経営のお店や業者に特化した「売れる仕組みの作り方をご紹介いたします。

小さい会社や個人経営のお店が「売れる仕組み」を構築する際のポイントは、「低予算で小さく始めて、大きく育てる」ということ。

外部の会社に丸投げするのではなく、効果的なツールやサービスを駆使して、トライアンドエラーを重ねながら社内にノウハウを蓄積し、いきなり成功を目指すのではなく、成長を重視することが大切です。

そのためには、「Webマーケティングの習得・活用」が欠かせません。

Webマーケティングとは?

マーケティングとは、顧客のニーズを満たす商品やサービスを作り、その魅力を効果的に伝える仕組みを構築し、集まった見込み客に他社との違いや自社の強みを伝え、顧客自らが商品を購入あるいはサービスを利用するまでの「一連の流れ」を意味します。

そして、Webマーケティングとは、Webサイトやランディングページ、ブログやSNS、メールマガジンやWeb広告など、Webを中心に行われるマーケティング(活動)を指します。

なお、Webマーケティングの詳細につきましては、以下の記事をご参照ください。

▶︎Webマーケティングの強みやメリットをわかりやすく解説!
▶︎中小企業はマーケティングが大きな課題!定着させるには?
▶︎マーケティング戦略の立て方!現状分析や立案の手法を解説

それでは早速、「Webマーケティングの始め方」を

「習得する→実践する→Webサービス」の順に見ていきましょう。

Webマーケティングを習得する

結論から申し上げると、Webマーケティングを習得するためには【Webマーケティング講座】を受講するのが最も効率的です。

Webマーケティングを習得した次の日からすぐに結果が出るわけではありませんが、長い目で見ると費用対効果がすこぶる高く、受講料もそれほど高くありません

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▶︎Webマーケティング講座おすすめ5選!無料で見れる動画も

Webマーケティングを実践する

Webマーケティングを実践するにあたり、「何から始めていいかわからない」という方は、

  • メールマガジン
  • お客様アンケート
  • 商品やサービスの企画

から始めてみましょう。

Webマーケティング初心者の方で、いきなり予算を投じてWeb広告をスタートさせる方がいらっしゃいますが、個人的にはあまりおすすめできません。

Web広告を運用してそれなりの効果を得るためには、多くの時間と労力、そして継続的に予算を投じる必要があります。

その上、広告をクリックした先のホームページやランディングページが整備されていないと、ほとんどの場合、目立った効果を得ることができません。

それに比べて、先にご紹介した「メールマガジン・お客様アンケート・商品企画」は、たとえ失敗してもゼロからマイナスに転じることはなく、改善を重ねることでWebマーケティングの経験値が貯まり、少しずつではありますが、確実に効果が現れます

上記に加え、

メールマガジンを始めることで、ほぼ無料で自社の商品をPRしたり、ファンを増やしたり、自社の商品やサービスを思い出させるリマインダー効果も期待できます。

▶︎メルマガの作り方!始め方や作成のコツ、送り方を丁寧に解説

お客様アンケートを実施することで、利用者の生の声をホームページやチラシに掲載したり、既存商品の改善点や新商品のヒントを得ることができます。

▶︎アンケートの作り方のコツ!例文や無料で使えるツールも紹介

▶︎これぞ来店アンケートの決定版!無料で使えるテンプレートも

商品やサービスを新たに企画することで、具体的な販売戦略やプロモーション方法を考える過程において、Webマーケティングの知識やスキルをフル活用できます。

▶︎商品企画の進め方は5ステップで!商品開発との違いも解説

初心者におすすめのWebサービス

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できること:推敲(すいこう)支援/校閲(こうえつ)支援/文章表現のサポート/チーム内での辞書の共有 など

主な用途:経営者や広報の文章作成アドバイス/Webマーケターやオウンドメディア運営者の文章作成アドバイス/カスタマーサポートや営業がお客様とやりとりする際の文章作成アドバイス/部下や外部ライターが書いた文章のチェック/自身の文章力の向上 など

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