わかりやすい文章の書き方やコツを、わかりやすく解説!

沖縄県 首里城の守礼門 撮影者:うさやん

「わかりやすい文章の書き方が知りたい」

「わかりやすい文章を書くためのコツは?」

というあなたに、今回は、

  • わかりやすい文章の書き方 3つのポイント
  • わかりやすい文章を書くコツ

をご紹介いたします。

ECサイトを見初めたものの、商品が見つけられず、1分も経たないうちに離脱…

チラシを見ながらお店を探していたが、地図がわかりにくかったので別のお店に…

Webサイトやチラシに限らず、すべての広告物や販促物に当てはまることですが、書いてある内容がわかりにくいと、ついつい「もういいや」「また今度にしよう」となってしまい、「読むこと」「見ること」「探すこと」を諦めてしまうものです。

せっかくWeb検索でヒットしたのに…

せっかくチラシを手に取っていただいたのに…

せっかくご来店いただけそうだったのに…

ほんとうにもったいないですよね。

今回は、上記のような残念な結果を招かないように、できるだけ「わかりやすく」解説いたします。

それでは早速見ていきましょう。

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わかりやすい文章の書き方

わかりやすい文章の書き方について、特に重要な3つのポイントをご紹介します。

わかりやすい文章の書き方 3つのポイント

  1. わかりやすい文章構成に
  2. わかりやすい言葉を選ぶ
  3. 第一印象をわかりやすく

誰かに何かを伝えることを目的とした文章を書くとき、この3つのポイントを抑えておくだけで、今までとは比べ物にならないほどわかりやすい文章を書くことができます。

WebサイトやWebページ、ランディングページやブログ、チラシやパンフレットなど、広告や記事を作成する際は、ぜひ参考にしてください。

それではひとつずつ「わかりやすく」解説します。

わかりやすい文章構成に

わかりやすい文章の書き方、最初のポイントは「わかりやすい文章構成」です。

わかりやすい文章構成は、読みやすさはもちろん、文章の理解度を深め、文章を最後まで読んでいただける確率を上げます。

「広告を手に取って欲しい」

「ブログの記事を読んで欲しい」

「Webサイトを隅々まで見て欲しい」

作り手のそんな思いとは対照的に、読み手は「知りたいこと」や「興味があること」が書かれていない文書をわざわざ読みたいとは思いません。

読み手にとってどんなに価値ある内容であったとしても、そこに書かれている(掲載されている)内容が「自分にとって必要か?」がすぐに判断できなければ、価値ある情報にたどり着くまでに読むことを止めてしまいます。

そうならないためにも、結論はタイトルや見出しに、あるいは文章の冒頭で書くようにして、詳細な内容はその後の文章でじっくりと丁寧に書くことを心がけましょう。

結論を冒頭に書いておくことと、「どんなことが書かれているか?」を理解した上で読み進めることができますから、記憶にも残りやすいというメリットもあります。

そこでオススメしたいのが「PREP法」です。

PREP法とは、

  1. 結論(Point)
  2. 理由(Reason)
  3. 具体例(Example)
  4. 結論(Point)

の順番で文章を構成する、わかりやすい文章を書くためのフレームワークです。

まずはじめに結論を短く伝え、次にその理由を述べ、さらに具体例を使って先に述べた理由を補強。

最後に再び結論を持ち出して、「おさらい」するかのように提示します。

PREP法を使った文章構成にすると、要点を得たわかりやすい文章が書けるだけでなく、説得力のあるレポートを作成したり、記憶に残る話し方やプレゼンを行うことができますから、ぜひお試しください。

わかりやすい言葉を選ぶ

わかりやすい文章の書き方、2つ目のポイントは「わかりやすい言葉を選ぶ」です。

わかりやすい言葉を選ぶことは、わかりやすい文章を書く上では必須です。

「誰に見て欲しいのか?」

「誰に伝えたいのか?」

「誰に読んで欲しいのか?」

わかりやすい文章を書くとき、読み手の人物像をできるだけ具体的にイメージしながら、

「どのようなスタンスで、どのような言葉を使って文章を書くのか?」

をあらかじめ考えておきましょう。

同じ目線で語りかけるように書くのか?

教えるような立場で詳しく説明するように書くのか?

読み手の気持ちに寄り添い、応援するように書くのか?

などなど、書き方によって伝わり方も変わります。

専門用語を使うときも注意が必要です。

「おそらく大丈夫だろう」

そう思って使った専門用語が、読み手にとって理解できない言葉だったら?

必ず読まなければならない文章であれば、専門用語の意味を調べ、理解してから再度読み進めるかもしれませんが、そうでない場合(ほとんどの場合)は、理解できない専門用語が続けて登場すると、高い確率で読むことを止めてしまいます。

そうならないためにも、できるだけわかりやすい言葉を使って文章を作成しましょう。

万が一、専門用語を使う場合は、簡単な解説を添えておくことをオススメいたします。

第一印象をわかりやすく

わかりやすい文章の書き方、3つ目のポイントは「第一印象をわかりやすく」です。

わかりやすい文章を書くためには、第一印象も大切です。

漢字がやたらと多い文章は難解に見えますから、気軽に読もうという気が起こりません。

ひらがなカタカナが多すぎると見た目がスカスカとなり、幼稚なイメージを与えてしまいます。

行間改行がなく、文字でびっしり埋め尽くされた文章は、見ているだけで圧迫感があって脳が疲れますし、句読点が極端に少ない文章は、読んでいる途中で息が詰まりそうになります。

目次見出しがない文章は全体像をつかむことができませんから、小説や物語であれば良いのですが、広告や記事の場合はこれから読む内容がまったくわからないため、あえて読もうとする人は少ないでしょう。

文章を読むという行為は、テレビやラジオを聞くといった「受動的な行為」とは異なり、読むことで内容をイメージし、理解しようとする「能動的な行為」となりますから、前者に比べるとかなりハードルが高いと言えます。

見た目の印象にこだわるということは、出会った瞬間から「読もう」という気にさせる文章であると同時に、見やすさと読みやすさにも配慮した「読み手にやさしい文章と言えるでしょう。

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わかりやすい文章を書くコツ

わかりやすい文章を書くコツは「とことん読者目線で書くこと」に尽きます。

読者あっての文章です。

最もわかりやすい文章とは、最も読者の立場に立って、最も読者の目線で書かれた文章といっても過言ではありません。

ものが売れない最も大きな理由に挙げられるのが「わかりにくさ」であると言われています。

逆に言うと「わかりやすい文章」を書く、あるいは「わかりやすい説明をする」ことで、今よりも売上を上げることができると言えます。

なぜなら、「わかりにくい」ものはお客様に敬遠されてしまうからです。

ただ「わかりにくい」というだけで、価格や機能、特徴やメリット、ベネフィット(お客様が感じるメリット)やUSP(他者との差別化を図る自社の強み)を伝えることすらできません。

ECサイトやランディングページ、チラシやパンフレットで商品やサービスを説明するときは、

  • 何を売っているお店か?
  • どんな事業を行っている会社か?
  • 何を伝えるチラシか?

など、ひと目でわかるようにしておくことはもちろん、

「わかりやすい文書を書く」

「わかりやすい説明をする」

ことが大前提となります。

先に申し上げた通り、文章を書くときはできるだけ専門的な用語をならべたてるのではなく、お客様が普段から使っている言葉で、話しかけるように説明しましょう。

そうすることで、お客様はストレスなく読み進めることができますし、慣れ親しんだ言葉や言い回しから無意識のうちに共感が生まれ、Webサイトやチラシの作り手に対して

「自分たちのことをよく知っている理解者

として認識してくれます。

逆に難解な言葉や専門用語がいくつも登場すると

「私にはちょっと難しいかも…」

「何が言いたいのかわからない…」

と判断してしまって、最後まで目を通していただく確率が下がります。

難しい用語やアルファベットを多用すると、いかにも専門家のようで説明する側は優越感?を満たせますが、読み手となるお客様にとっては百害あって一利なし。

場合によっては「上から目線」と捉えられてしまいます。(伝える相手やターゲットにもよりけりですが)

お客様は、あなたが自社の商品やサービスについて誰よりも詳しいことは、百も承知です。

そんな人が、あえてわかりやすい言葉で丁寧に説明してくれたとき、あなたやあなたの会社、あなたが提供している商品やサービスに親しみを感じると同時に、信頼を寄せてくれます。

たとえ細かいスペックが部分的に他社に比べて劣っていたとしても、信頼できる人から、信頼できるお店から納得して買うことができれば、たいていはご満足いただけるのではないでしょうか。

難しい言葉をできるだけ排除して、小学校の低学年の子供でもわかるように(あくまで例えですが)「わかりやすい文章を書く」「わかりやすい説明をする」ことは、相手を思いやる気持ちがあるからこそ。

その気持ちが商品やサービスへの信頼につながっていくのだと思います。

わかりやすい文章を書くコツは、

「とことん読者目線で書くこと」

であると同時に、

「お客様に親しみを感じさせるコツ」

「お客様からの信頼を得るコツ」

でもあるというわけです。

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文章がわかりやすい人の特徴

文章がわかりやすい人は、その特徴として、日常会話はもちろん、説明やスピーチもわかりやすい。

そして、文章に限らず、「説明がわかりやすい」「資料がわかりやすい」など、「わかりやすく伝える技術」はビジネスパーソンに求められる必須のスキルです。

あくまで個人的な見解ですが、会社の中でもわかりやすい(説明をする)人は基本的に好かれますし、いろんな意味でモテる。

上司や先輩、後輩のスタッフから頼られることも多く、出世や昇進のチャンスにも恵まれやすい。

対照的に、

  • 発言の内容がわかりにくい人
  • わかりにくい文章を書く人
  • わかりにくい資料を提出する人

は、上司や部下からも問題視され、仕事を依頼されることも少ないように思います。

みなさまの周りにも、そういった方が一人や二人はいらっしゃるのではないでしょうか。

例えば、会議やミーティングの場において、やたらと専門用語を連発する人がそれにあたります。

その場にいる人全員が同じ知識を有しているのであれば問題ないのですが、そうでない場合はできるだけ出席者全員にわかりやすくお話しするべきでしょう。

おそらく専門用語を多用する傾向がある人は、難解な言葉を使うことで、自分は他の人よりも専門的で詳しい知識を持っていることを顕示したいのか、あるいは、周りの人に対する「思いやり」に欠ける人なのか、どちらにせよ褒められたものではありません。

ここで大切なのは、その場にいるすべての人に内容を誤りなく伝えることであり、語り手の見識の深さに感心したいわけではないということです。

自社の商品やサービスについても同じことが言えます。

いちばん大切なのは「わかりやすさ」や「伝わりやすさ」です。

品質や価格も大切ですが、それらが伝わらないとまったく意味がありません。

お客様に商品やサービスの魅力をしっかり伝えるためには、「お客様にとって」わかりやすい文章や、わかりやすい説明が求められます。

お客様が最初の一歩を踏み出しやすいように、少しでもお客様に信頼していただけるように、今一度、敷居を下げてわかりやすい言葉でお客様をナビゲートするように心がけましょう。

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まとめ

今回は、

  • わかりやすい文章の書き方 3つのポイント
  • わかりやすい文章を書くコツ

を、できるだけわかりやすく解説したつもりですが、いかがでしたか?

忘れないように、最後にもう一度「わかりやすい文章の書き方」をおさらいしておきましょう。

わかりやすい文章の書き方 3つのポイント

  1. わかりやすい文章構成に
  2. わかりやすい言葉を選ぶ
  3. 第一印象をわかりやすく

上記の他にも、わかりやすい文章の書き方として、

  • 文章を書く目的と、誰に書いている文章か?を明確にする
  • 「しかし」「そして」といった接続詞を使いすぎない
  • 箇条書きを効果的に活用して、見やすく読みやすくする
  • 「継続的に続ける」といった、重複する表現をなくす
  • 長文→短文→長文…など、文章の長さにメリハリをつける

といったポイントがあります。

今回ご紹介した3つのポイントと合わせて、ご参考にしていただければ幸いです。

ということで、今回はこの辺で。

最後までお読みいただきありがとうございました。^ ^

以下、

中小企業小さい会社個人事業主フリーランスの方に特化した「売れる仕組みの作り方」をご紹介いたしますので、

  • 業績が下がっているものの、何から手をつけていいかわからない
  • できるだけ少人数かつ低予算で、「売れる仕組み」を作りたい
  • Web媒体を活用した自社の売上アップや、Web集客を強化したい

という方は、ぜひご一読くださいませ。

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売れる仕組みの作り方

前職のネット印刷会社でWebマーケティングの部署を立ち上げ、10年以上マーケティングや商品企画に携わってきた現役Webマーケターである筆者が、中小企業や小さい会社、個人経営のお店や業者に特化した「売れる仕組みの作り方をご紹介いたします。

小さい会社や個人経営のお店が「売れる仕組み」を構築する際のポイントは、「低予算で小さく始めて、大きく育てる」ということ。

外部の会社に丸投げするのではなく、効果的なツールやサービスを駆使して、トライアンドエラーを重ねながら社内にノウハウを蓄積し、いきなり成功を目指すのではなく、成長を重視することが大切です。

そのためには、「Webマーケティングの習得・活用」が欠かせません。

Webマーケティングとは?

マーケティングとは、顧客のニーズを満たす商品やサービスを作り、その魅力を効果的に伝える仕組みを構築し、集まった見込み客に他社との違いや自社の強みを伝え、顧客自らが商品を購入あるいはサービスを利用するまでの「一連の流れ」を意味します。

そして、Webマーケティングとは、Webサイトやランディングページ、ブログやSNS、メールマガジンやWeb広告など、Webを中心に行われるマーケティング(活動)を指します。

なお、Webマーケティングの詳細につきましては、以下の記事をご参照ください。

▶︎Webマーケティングの強みやメリットをわかりやすく解説!
▶︎中小企業はマーケティングが大きな課題!定着させるには?
▶︎マーケティング戦略の立て方!現状分析や立案の手法を解説

それでは早速、「Webマーケティングの始め方」を

「習得する→実践する→Webサービス」の順に見ていきましょう。

Webマーケティングを習得する

結論から申し上げると、Webマーケティングを習得するためには【Webマーケティング講座】を受講するのが最も効率的です。

Webマーケティングを習得した次の日からすぐに結果が出るわけではありませんが、長い目で見ると費用対効果がすこぶる高く、受講料もそれほど高くありません

以下の記事でご紹介している【Webマーケティング講座】は、会社で働きながらWebマーケティングを習得するためのカリキュラムが組まれているだけでなく、無料カウンセリングや無料セミナーも実施しているので、少しでもご興味がある方は積極的に受講してみましょう。

▶︎Webマーケティング講座おすすめ5選!無料で見れる動画も

Webマーケティングを実践する

Webマーケティングを実践するにあたり、「何から始めていいかわからない」という方は、

  • メールマガジン
  • お客様アンケート
  • 商品やサービスの企画

から始めてみましょう。

Webマーケティング初心者の方で、いきなり予算を投じてWeb広告をスタートさせる方がいらっしゃいますが、個人的にはあまりおすすめできません。

Web広告を運用してそれなりの効果を得るためには、多くの時間と労力、そして継続的に予算を投じる必要があります。

その上、広告をクリックした先のホームページやランディングページが整備されていないと、ほとんどの場合、目立った効果を得ることができません。

それに比べて、先にご紹介した「メールマガジン・お客様アンケート・商品企画」は、たとえ失敗してもゼロからマイナスに転じることはなく、改善を重ねることでWebマーケティングの経験値が貯まり、少しずつではありますが、確実に効果が現れます

上記に加え、

メールマガジンを始めることで、ほぼ無料で自社の商品をPRしたり、ファンを増やしたり、自社の商品やサービスを思い出させるリマインダー効果も期待できます。

▶︎メルマガの作り方!始め方や作成のコツ、送り方を丁寧に解説

お客様アンケートを実施することで、利用者の生の声をホームページやチラシに掲載したり、既存商品の改善点や新商品のヒントを得ることができます。

▶︎アンケートの作り方のコツ!例文や無料で使えるツールも紹介

▶︎これぞ来店アンケートの決定版!無料で使えるテンプレートも

商品やサービスを新たに企画することで、具体的な販売戦略やプロモーション方法を考える過程において、Webマーケティングの知識やスキルをフル活用できます。

▶︎商品企画の進め方は5ステップで!商品開発との違いも解説

初心者におすすめのWebサービス

  • パソコンが苦手な方でも簡単に使える
  • 費用対効果が高く、すぐに導入できる

そんな、Webマーケティング初心者におすすめのWebサービスをご紹介いたします。

以下のWebサービスを効果的に活用することで、Webマーケティング活動の幅が広がり、さまざまな施策を迅速かつスムーズに行えることはもちろん、費用対効果アップやセキュリティ対策の面においても有効です。

Webマーケティング活動を加速したいとお考えの中小企業や小さい会社、個人事業主の方は、ぜひチェックしてみてください。

ホームページ作成

以下の記事でご紹介する5つのサービスは、パソコンが苦手でも、Webの専門知識がなくても、制作会社に頼ることなく、ホームページを無料で作成できる、あるいは、数週間の無料お試し期間が設けられている、初心者向けの「ホームページ作成おすすめサービス」です。

どなたでも簡単かつ短時間でオリジナルのホームページを作成できる他、サポート体制も充実しているため、初心者の方でも安心して利用できます。

「自社でホームページを作成・運用したいけど、社内にホームページを制作できる人材がいない…」

とお嘆きの中小企業や小さい会社は、ぜひチェックしてみてください。

▶︎ホームページ作成無料おすすめサービス5選!専門知識は不要

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▶︎ネットショップ開設おすすめサービス3選!月額費用は無料

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▶︎メール配信サービス5社を比較!目的別おすすめランキングも

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できること:アンケートフォーム作成/自動返信メールの設定/送信確認・完了画面の設定/アンケート結果の集計/回答データの保存・ダウンロード など

主な用途:お客様アンケート/社内アンケート/顧客満足度調査/プレゼント応募用アンケート など

▶︎アンケートフォーム無料作成おすすめサービス5選!比較表も

お問合せフォーム

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できること:お問い合わせフォーム作成/送信確認・完了画面の設定/問い合わせ返信/回答データの保存・ダウンロード/顧客管理 など

主な用途:カスタマーサポート/新規お問合せ窓口/イベントやセミナー、キャンペーンの受付 など

▶︎お問い合わせフォームを無料で設置できるおすすめツール3選

文章作成アドバイス

文章作成アドバイスツールとは、文章の読みやすさやわかりやすさを高めるために、改善点がないか?をチェック(推敲:すいこう)したり、誤字や脱字を発見(校正)して、間違った日本語を使っていないか?を自動でチェック(校閲:こうえつ)してくれるツールです。

できること:推敲(すいこう)支援/校閲(こうえつ)支援/文章表現のサポート/チーム内での辞書の共有 など

主な用途:経営者や広報の文章作成アドバイス/Webマーケターやオウンドメディア運営者の文章作成アドバイス/カスタマーサポートや営業がお客様とやりとりする際の文章作成アドバイス/部下や外部ライターが書いた文章のチェック/自身の文章力の向上 など

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